NHỮNG LƯU Ý KHI KÝ KẾT HỢP ĐỒNG CHO THUÊ VĂN PHÒNG

Theo thống kê 06 tháng đầu năm 2022, số doanh nghiệp đăng ký thành lập mới trong 6 tháng đầu năm 2022 là 76.233 doanh nghiệp, tăng 13,6% so với cùng kỳ năm 2021 [1]. Theo đó, sau giai đoạn cao điểm của đại dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm văn phòng tiện nghi, môi trường làm việc thoải mái và nằm ở khu vực có vị trí thuận lợi, đặc biệt là những khu vực trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội thu hút các doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp nước ngoài. Tuy nhiên, ngoài việc tìm kiếm vị trí cho văn phòng thì doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến những vấn đề phát sinh từ việc giao kết hợp đồng thuê văn phòng. Bài viết này sẽ đưa vấn một số những vấn đề pháp lý về việc ký kết hợp đồng cho thuê văn phòng.

• Kiểm tra thông tin pháp lý của các bên ký kết hợp đồng

Việc kiểm tra tính pháp lý của chủ thể khi tham gia ký kết hợp đồng cần phải được lưu ý khi thực hiện giao kết hợp đồng. Bởi lẽ, theo quy định pháp luật dân sự thì điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự. Theo quy định tại Điều 117 Bộ Luật Dân sự 2015 có quy định như sau:

“1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;”

Để hợp đồng có hiệu lực thì chủ thể giao kết phải đáp ứng điều kiện về năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự. 

Ngoài ra cần phải lưu ý quyền sở hữu của bên cho thuê thông qua các giấy tờ pháp lý để chứng minh bên cho thuê có quyền sở hữu đối với văn phòng cho thuê hoặc giấy ủy quyền trong trường hợp bên tham gia giao kết không có quyền sở hữu đó.

• Tiền đặt cọc

Đặt cọc là một trong những biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ được quy định trong Bộ Luật Dân sự 2015. Việc các bên thỏa thuận đặt cọc nhằm đảm bảo việc bên thuê, bên cho thuê thực hiện nghĩa vụ được quy định trong hợp đồng. Điều khoản đặt cọc trong hợp đồng thuê văn phòng cần phải được quy định một cách cụ thể bằng số và bằng chữ, thời hạn đặt cọc, phương thức đặt cọc,...Ngoài ra, cần lưu ý vấn đề liên quan đến hoàn tiền đặt cọc và các trường hợp phạt (khấu trừ vào tiền cọc). Theo đó, khi hợp đồng đã được giao kết thì số tiền đặt cọc sẽ được trả lại cho bên đặt cọc hoặc trừ tiền cọc đó vào nghĩa vụ tài chính hoặc bù đấp cho các thiệt hại phát sinh trong quá trình thuê.

• Nghĩa vụ thanh toán tiền thuê văn phòng

Nghĩa vụ thanh toán tiền thuê là một trong những nghĩa vụ quan trong và cần được doanh nghiệp thuê theo dõi và thanh toán đúng hạn trong suốt thời hạn thuê. Trong trường hợp các bên có thỏa thuận về kỳ hạn trả tiền thuê và các bên không có thỏa thuận khác thì nếu bên thuê không thanh toán tiền thuê trong ba kỳ liên tiếp cho bên cho thuê, bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê (Điều 428 Bộ luật Dân sự). Ngoài ra, các bên có quyền thỏa thuận chi phí thuê văn phòng, phương thức trả chi phí thuê, thời hạn thanh toán chi phí thuê hoặc kỳ hạn trả chi phí thuê. Đối với vấn đề thanh toán chi phí, hiện nay có phần nhiều phương thức thanh toán chi phí cho thuê văn phòng bằng hình thức chuyển khoản nên các bên cần cung cấp thông tin về số tài khoản trong điều khoản này.

• Đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê văn phòng

Theo quy định tại Điều 428 Bộ luật Dân sự có quy định quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng. Theo đó, một bên có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng và không phải bồi thường thiệt hại nếu bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc theo thỏa thuận về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc pháp luật có quy định khác. Bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng phải gửi thông báo cho bên kia được biết về việc chấm dứt việc thực hiện hợp đồng, nếu không thông báo và việc không thông báo đó gây ra thiệt hại thì người đơn phương phải bồi thường thiệt hại. 

Ngoài ra, trong trường hợp việc đơn phương chấm dứt hợp đồng không có căn cứ theo quy định tại Điều 428 Bộ luật Dân sự thì việc bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng được xem là bên vi phạm nghĩa vụ và phải thực hiện trách nhiệm dân sự theo quy định của Bộ luật dân sự, luật khác có liên quan do không thực hiện đúng nghĩa vụ trong hợp đồng.