NHỮNG LƯU Ý PHÁP LÝ KHI THUÊ VĂN PHÒNG CHIA SẺ (CO-WORKING SPACE)

Theo thông tin từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư, số doanh nghiệp đăng ký thành lập mới trong 6 tháng đầu năm 2022 đạt mức kỷ lục với 76.233 doanh nghiệp, tăng 13,6% so với cùng kỳ năm 2021. Tại Hà Nội và TPHCM, số doanh nghiệp thành lập mới tăng đáng kể. Hà Nội có 14.628 doanh nghiệp thành lập mới và ở TPHCM là 22.469 doanh nghiệp.

Sự gia tăng số lượng doanh nghiệp đặt ra áp lực nguồn cung lớn cho nhu cầu thuê văn phòng, trong bối cảnh nguồn cung hạng A, hạng B đang trở nên khan hiếm và yêu cầu của các doanh nghiệp cũng trở nên khắt khe hơn.

Theo dự đoán của chuyên gia, một trong những xu thế văn phòng mới trong tương lai là các không gian làm việc linh hoạt như văn phòng chia sẻ (co-working space), khi đại dịch COVID-19 đã làm thay đổi cách nhìn của các nhà quản trị về việc tiết kiệm chi phí, nâng cao tính hiệu quả và linh hoạt trong công việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề pháp lý với loại hình văn phòng này.

*ĐĂNG KÝ KINH DOANH & THUẾ

Theo các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một trong các nội dung được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở chính cũng là nội dung bắt buộc trong Điều lệ doanh nghiệp và là một trong những địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở chính cũng là yếu tố xác định cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp.

Khi thuê văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu về thời hạn thuê, mục đích triển khai hoạt động kinh doanh và địa chỉ của văn phòng chia sẻ mà doanh nghiệp dự kiến chuyển đến. Doanh nghiệp có thể phải tiến hành các thủ tục đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư địa phương như đăng ký thay đổi trụ sở chính, hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh/chi nhánh… và thực hiện các thủ tục liên quan với cơ quan thuế quản lý.

*HỢP ĐỒNG

Văn phòng chia sẻ là một trong những loại hình văn phòng cho thuê mới xuất hiện gần đây, do đó các vấn đề pháp lý cần lưu ý trên hợp đồng thuê văn phòng chia sẻ cũng sẽ phát sinh nhiều hơn so với hợp đồng thuê văn phòng truyền thống.

Đơn cử như các vấn đề về quyền cho thuê lại, tư cách của bên cho thuê, quy định về không gian, vật dụng sử dụng chung, chênh lệch thời gian làm việc của các Bên cùng thuê, nghĩa vụ bảo quản không gian chung, các ràng buộc về an ninh, bảo mật…đòi hỏi Hợp đồng thuê văn phòng chia sẻ phải được rà soát kỹ lưỡng về mặt pháp lý để bảo vệ tối đa quyền lợi của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp lựa chọn loại hình văn phòng chia sẻ thường là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), start-up hoặc các doanh nghiệp nước ngoài đang thăm dò thị trường. Việc lưu ý đến những vấn đề pháp lý cho văn phòng thuê, do đó, là vô cùng quan trọng và cần thiết để đảm bảo cho hoạt động ổn định của doanh nghiệp.