QUY TRÌNH XIN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐƯỢC QUY ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?

Để có thể tổ chức được sự kiện, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện của nhiều đơn vị vẫn còn gặp nhiều khó khăn, thời gian kéo dài, chi phí tốn kém. Thông qua bài viết dưới đây, Celigal Lawyers xin cung cấp cho quý độc giả những thông tin về quy trình xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện theo quy định hiện hành. 

I. Lý do cần xin giấy phép tổ chức sự kiện

Giấy phép tổ chức sự kiện là cơ sở pháp lý được cấp phép bởi cơ quan có thẩm quyền nhằm đảm bảo chương trình diễn ra hợp pháp, đúng theo quy định của pháp luật. Theo đó, doanh nghiệp cần xin giấy phép từ cơ quan chức năng có thẩm quyền trước khi tổ chức chương trình. Giấy phép này thể hiện sự chấp thuận của cơ quan nhà nước đối với nội dung, hình thức, thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và đáp ứng các yêu cầu về an ninh trật tự, an toàn phòng cháy chữa cháy, an toàn giao thông,… Trong trường hợp sự kiện không được cấp phép nhưng vẫn tổ chức sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. 

II. Đơn vị cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Tùy vào loại hình sự kiện được tổ chức, cơ quan tiếp nhận giấy phép sẽ khác nhau. Dưới đây là một số cơ quan và hình thức tổ chức sự kiện tiêu biểu:

- Thủ tướng Chính phủ: Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao với thành viên tham dự là người đứng đầu/quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các quốc gia; Hội nghị, sự kiện có nội dung liên quan đến chính trị, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, nhân quyền hoặc liên quan đến bí mật quốc gia.

- Thủ trưởng cơ quan Nhà nước ở Trung ương, địa phương: Hội nghị, sự kiện quốc tế của cơ quan, địa phương mình và không thuộc các trường hợp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ.

- Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân: Sự kiện, hội nghị theo quy định của Bộ Chính Trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.

- Bộ/Sở thông tin truyền thông: Sự kiện họp báo, công bố, hoặc tuyên truyền, sự kiện có sự tham gia của đơn vị, cá nhân ngoài phạm vi lãnh thổ.

- Bộ/Ban chỉ huy quân sự/Bộ tư lệnh công binh/Tổng Cục (Cục) An ninh: Sự kiện có sử dụng vật thể như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa,…, sự kiện có sự tham gia của chính phủ

- Sở văn hóa và thể thao du lịch/Cục nghệ thuật biểu diễn/Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Sự kiện giải trí, ca nhạc, liveshow, khánh thành, khai trương, tiệc thành lập,…

- Trung tâm bảo vệ quyền tác giả: Sự kiện có sử dụng âm nhạc do nhạc sĩ sáng tác và có đăng ký bản quyền.

Ngoài ra, tùy vào tính chất, quy mô (ví dụ: sự kiện mang tính quốc tế hoặc có sự tham gia của khách mời quốc tế) của từng loại sự kiện cụ thể sẽ có những yêu cầu riêng về việc nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết. 

III. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện 

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện cơ bản bao gồm: 

- Văn bản chứng nhận tư cách pháp lý của cơ quan tổ chức sự kiện.

- Đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện theo mẫu quy định.

- Bản sao các mẫu giấy tờ trình bày nội dung sự kiện hoặc kế hoạch, đề án tổ chức hội thảo.

- Bản sao các mẫu giấy tờ liên quan đến địa điểm lựa chọn tổ chức.

- … 

Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện có thêm các chương trình với nội dung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin, cụ thể:

Tổ chức họp báo

- Đơn xin phép họp báo;

- Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng);

- Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…).

Tổ chức trình diễn thời trang

- Đơn xin phép trình diễn thời trang;

- Danh sách người mẫu;

- Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn;

- Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn);

- Hợp đồng địa điểm tổ chức.

Tổ chức biểu diễn ca nhạc

- Đơn xin phép: Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), các vấn đề liên quan đến vé, … 

- Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng);

- Hợp đồng thuê địa điểm.

Lấy ví dụ trường hợp phía ban tổ chức muốn xin giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh, căn cứ khoản 3 Điều 11 Nghị định 72/2016/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 89/2023/NĐ-CP quy định về hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm như sau: 

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép;

- Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng);

- Kịch bản nội dung sự kiện;

- Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện;

- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện;

- Danh mục những tác phẩm, tác giả chuẩn bị triển lãm;

- Mẫu giấy mời được sử dụng để mời các khách mời tham gia sự kiện, nội dung triển lãm;

- Bản cam kết không vi phạm quy chế tổ chức sự kiện theo quy định của pháp luật;

Ngoài ra, nếu tổ chức, cá nhân nước ngoài muốn tổ chức sự kiện tại Việt Nam thì cần phải có những văn bản có liên quan đến tổ chức, cá nhân đó cũng như trương trình sự kiện và những giấy tờ này sẽ được dịch ra tiếng việt được hợp pháp lãnh sự.

IV. Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện được tiến hành như sau: 

- Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện.

- Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ & lệ phí.

  Có 3 hình thức nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện là:

    + Nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý.

    + Chuyển phát nhanh.

    + Nộp online qua Cổng Dịch vụ Công.

Đặc biệt cần lưu ý:

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trụ sở hoặc cư trú tại địa phương; chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức ở trung ương đặt tại địa phương gửi hồ sơ đề nghị cấp giấy phép tổ chức triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm đến Sở.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở phải cấp giấy phép tổ chức triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm; trường hợp không cấp giấy phép phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do.

- Bước 3: Chờ cơ quan thẩm quyền xét duyệt hồ sơ.

Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thể quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện, chương trình hoặc xin ý kiến của cơ quan ban ngành có liên quan khác.

- Bước 4: Nhận kết quả.

Đến ngày hẹn trả kết quả, người nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả là Giấy phép tổ chức sự kiện.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ và nêu rõ lý do.

Trên đây là một số chia sẻ của Công ty Luật TNHH Celigal về những quy định đối với quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện theo pháp luật hiện hành. Nếu Quý khách hàng gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lĩnh vực pháp lý, xin vui lòng liên hệ chúng tôi. Chúng tôi tự tin là một trong những Công ty Luật cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất đến Quý khách hàng.