Từ 1/1/2026: Doanh nghiệp bắt buộc xóa dữ liệu cá nhân của người lao động nghỉ việc

1. Nghĩa vụ mới của doanh nghiệp khi người lao động nghỉ việc

Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 chính thức có hiệu lực.
Khoản 2 Điều 25 của Luật quy định rõ trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quản lý và sử dụng người lao động, bao gồm:

1.     Tuân thủ đầy đủ quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, pháp luật lao động, pháp luật về dữ liệu và các quy định pháp luật liên quan khác.

2.     Lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động trong thời hạn pháp luật quy định hoặc theo thỏa thuận.

3.     Xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, trừ trường hợp:

o   Có thỏa thuận khác bằng văn bản với người lao động.

o   Pháp luật có yêu cầu lưu giữ (ví dụ: hồ sơ bảo hiểm xã hội, chứng từ kế toán, hồ sơ phục vụ giải quyết tranh chấp).

Như vậy, kể từ 1/1/2026, về nguyên tắc, khi người lao động nghỉ việc, mọi doanh nghiệp và tổ chức đều phải tiến hành xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân của họ, ngoại trừ các trường hợp được pháp luật hoặc thỏa thuận cho phép lưu giữ.

2. “Xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân” nghĩa là gì?

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, “xóa hoặc hủy dữ liệu” là việc loại bỏ vĩnh viễn dữ liệu cá nhân ra khỏi hệ thống lưu trữ, đảm bảo dữ liệu không thể khôi phục hoặc truy cập lại bằng các biện pháp kỹ thuật thông thường.

Dữ liệu cá nhân của người lao động có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Thông tin nhận dạng cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, ảnh chân dung.
• Thông tin liên lạc: Địa chỉ thường trú/tạm trú, số điện thoại, email cá nhân.
• Thông tin việc làm: Chức danh, quá trình công tác, hợp đồng lao động, hồ sơ đánh giá, lịch sử khen thưởng/kỷ luật.
• Thông tin tài chính và bảo hiểm: Số tài khoản ngân hàng, mã số thuế, thông tin lương thưởng, hồ sơ bảo hiểm xã hội/bảo hiểm y tế.
• Thông tin nhân thân khác: Dữ liệu sinh trắc học (vân tay, nhận diện khuôn mặt), tình trạng hôn nhân, thông tin người phụ thuộc.

Việc xóa/hủy phải được thực hiện bằng biện pháp kỹ thuật an toàn (ví dụ: xóa bảo mật, ghi đè dữ liệu, tiêu hủy hồ sơ giấy) để đảm bảo dữ liệu không thể khôi phục và tránh nguy cơ rò rỉ, sử dụng trái phép.

3. Người lao động nghỉ việc cần báo trước bao lâu?

Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải báo trước:

• 45 ngày: Hợp đồng không xác định thời hạn.
• 30 ngày: Hợp đồng xác định thời hạn từ 12–36 tháng.
• 03 ngày làm việc: Hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng.
• Một số ngành, nghề đặc thù: Theo quy định riêng của Chính phủ.

Không cần báo trước trong các trường hợp:

• Không được bố trí công việc/địa điểm/điều kiện làm việc như thỏa thuận.
• Không được trả lương đúng hạn hoặc đầy đủ.
• Bị ngược đãi, đánh đập, nhục mạ, cưỡng bức lao động, quấy rối tình dục.
• Lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định.
• Đủ tuổi nghỉ hưu.
• Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực ảnh hưởng đến hợp đồng.

4. Nghỉ việc không báo trước: Nghĩa vụ bồi thường

Nếu nghỉ việc trái pháp luật (không báo trước đúng quy định), Điều 40 Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động phải:

• Không được trợ cấp thôi việc.
• Bồi thường:
• Nửa tháng tiền lương theo hợp đồng.
• Khoản tiền tương ứng với số ngày không báo trước.
• Hoàn trả chi phí đào tạo (nếu có).

5. Kết luận và khuyến nghị

Từ 01/01/2026, nghĩa vụ xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân của người lao động nghỉ việc trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên:

• Rà soát quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự.
• Bổ sung điều khoản về lưu trữ hoặc xóa dữ liệu vào hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận riêng.
• Áp dụng biện pháp kỹ thuật để xóa dữ liệu an toàn, tránh rủi ro vi phạm pháp luật.